Technische Dokumentation für Maschinen

Welche Funktion haben die technischen Unterlagen?

Die technischen Unterlagen müssen ermöglichen, die Übereinstimmung der Maschine mit den anwendbaren Anforderungen zu beurteilen. Sie dokumentieren deshalb nicht nur das fertige Produkt, sondern auch wesentliche Grundlagen von Konstruktion, Herstellung, Risikobeurteilung und Konformitätsnachweis.

Der Begriff „technische Dokumentation“ wird in der Praxis häufig als Oberbegriff verwendet. Die Maschinenrichtlinie und die Maschinenverordnung sprechen in den einschlägigen Anhängen konkret von den „technischen Unterlagen“.

Was gehört zu den technischen Unterlagen?

Der konkrete Umfang richtet sich nach dem anwendbaren Rechtsregime und der jeweiligen Maschine. Typische Bestandteile sind insbesondere:

• Beschreibung der Maschine und ihrer vorgesehenen beziehungsweise bestimmungsgemäßen Verwendung
• Gesamtzeichnungen sowie relevante Zeichnungen und Schaltpläne
• Beschreibungen und Erläuterungen zum Verständnis von Konstruktion und Funktionsweise
• Unterlagen über die durchgeführte Risikobeurteilung
• Aufstellung der anwendbaren grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen
• Beschreibung der zur Risikominderung getroffenen Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls verbleibender Restrisiken
• angewandte Normen oder andere technische Spezifikationen, soweit sie für den Nachweis relevant sind
• Berechnungen, Prüfberichte, Messergebnisse und sonstige technische Nachweise, soweit erforderlich
• Betriebsanleitung beziehungsweise die jeweils vorgeschriebenen Benutzerinformationen
• weitere Unterlagen, die der jeweils anwendbare Rechtsakt verlangt

Eine universelle Inhaltsliste unabhängig von Maschine und Rechtsregime wäre daher fachlich nicht ausreichend.

Welche Rolle spielt die Risikobeurteilung?

Die Risikobeurteilung gehört ausdrücklich zur technischen Nachweisführung. Aus ihrer Dokumentation muss hervorgehen, welches Verfahren angewandt wurde und wie mit den relevanten Gefährdungen und Risiken umgegangen wurde.

Die technische Dokumentation sollte damit eine nachvollziehbare Verbindung zwischen den identifizierten Anforderungen, den konstruktiven und technischen Maßnahmen sowie den dazugehörigen Nachweisen herstellen.

Mehr dazu erläutert die Fachseite Risikobeurteilung für Maschinen.

Maschinenrichtlinie: Anhang VII

Für vollständige Maschinen beschreibt Anhang VII Teil A der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG die technischen Unterlagen. Sie müssen die Konstruktion, den Bau und die Funktionsweise der Maschine soweit erfassen, wie dies für die Beurteilung ihrer Übereinstimmung mit den Anforderungen der Richtlinie erforderlich ist.

Für unvollständige Maschinen gilt Anhang VII Teil B. Dort werden die einschlägigen technischen Unterlagen für die angewandten und erfüllten grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen beschrieben.

Maschinenverordnung: Anhang IV

Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 regelt die technische Dokumentation in Anhang IV. Teil A betrifft Maschinen und dazugehörige Produkte, Teil B die einschlägigen technischen Unterlagen für unvollständige Maschinen.

Die Unterlagen müssen erkennen lassen, mit welchen Mitteln der Hersteller die Übereinstimmung mit den jeweils anwendbaren grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen nach Anhang III sicherstellt.

Was ist bei Software und programmierbaren Systemen zu beachten?

Die Maschinenverordnung berücksichtigt die zunehmende Bedeutung programmierbarer und digitaler Funktionen ausdrücklich. Soweit für die Überprüfung der Einhaltung der grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erforderlich, kann auch Quellcode oder Programmierlogik für die zuständigen nationalen Behörden relevant werden.

Daraus folgt jedoch nicht, dass Quellcode pauschal für jede Maschine als öffentliches Dokument bereitzustellen ist. Maßgeblich sind die gesetzlichen Voraussetzungen und ein entsprechendes begründetes Verlangen der zuständigen Behörde.

Wie lange müssen technische Unterlagen aufbewahrt werden?

Unter der Maschinenrichtlinie müssen die technischen Unterlagen grundsätzlich mindestens zehn Jahre nach dem Herstellungsdatum der Maschine verfügbar sein. Bei Serienfertigung beginnt dieser Zeitraum mit der Herstellung der letzten Einheit.

Für unvollständige Maschinen sieht die Richtlinie ebenfalls grundsätzlich eine Verfügbarkeit von mindestens zehn Jahren nach Herstellung beziehungsweise bei Serienfertigung nach Herstellung der letzten Einheit vor.

Die Maschinenverordnung knüpft die Frist anders an. Für Maschinen und dazugehörige Produkte sind die technischen Unterlagen mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme für die Marktüberwachungsbehörden aufzubewahren.

Bei unvollständigen Maschinen beträgt die Frist nach der Verordnung mindestens zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen.

Müssen technische Unterlagen der Maschine beiliegen?

Die technischen Unterlagen sind von den Dokumenten zu unterscheiden, die dem Produkt nach dem jeweiligen Rechtsakt mitgegeben werden müssen. Die vollständige interne technische Nachweisdokumentation ist nicht allein deshalb Bestandteil der Kundenunterlagen, weil sie für den Konformitätsnachweis erstellt werden muss.

Welche Informationen und Unterlagen tatsächlich mit der Maschine bereitgestellt werden müssen, ergibt sich aus den jeweiligen Vorschriften, insbesondere zu Betriebsanleitung, Erklärungen und gegebenenfalls weiteren Begleitunterlagen.

Technische Unterlagen und Konformitätserklärung

Die Konformitätserklärung ist nicht die technische Dokumentation. Sie ist das abschließende Erklärungsdokument, während die technischen Unterlagen die fachliche und technische Nachweisbasis des Konformitätsprozesses bilden.

Deshalb lässt sich eine fehlende Risikobeurteilung, ein fehlender technischer Nachweis oder eine unvollständige Dokumentation nicht dadurch ersetzen, dass eine formal vollständige Konformitätserklärung erstellt wird.

Für die eigentliche Dokumentstruktur steht der Assistent für Maschinen-Konformitätserklärungen zur Verfügung.