Betriebsanleitung für Maschinen

Welche Funktion hat die Betriebsanleitung?

Eine Betriebsanleitung beschreibt nicht nur, wie eine Maschine bedient wird. Sie vermittelt diejenigen Informationen, die für Installation, Inbetriebnahme, Verwendung, Wartung und andere vorhersehbare Lebensphasen der Maschine erforderlich sind.

Sicherheitsinformationen dürfen deshalb nicht losgelöst von der Konstruktion erstellt werden. Die Anleitung muss zu den Ergebnissen der Risikobeurteilung und zu den tatsächlich umgesetzten Schutzmaßnahmen passen.

Warnhinweise in einer Betriebsanleitung sind dabei kein Ersatz für eine technisch mögliche sichere Konstruktion oder erforderliche Schutzeinrichtungen. Informationen über verbleibende Risiken setzen erst dort an, wo trotz der vorgesehenen konstruktiven und technischen Maßnahmen Restrisiken verbleiben.

Was gilt bis zum 19. Januar 2027?

Für Maschinen unter der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG enthält Anhang I Nummer 1.7.4 die zentralen Anforderungen an die Betriebsanleitung.

Jeder Maschine muss eine Betriebsanleitung in der oder den erforderlichen Amtssprachen des Mitgliedstaats beiliegen, in dem sie in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wird.

Die Richtlinie unterscheidet dabei ausdrücklich zwischen „Originalbetriebsanleitung“ und „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“.

Was ist eine Originalbetriebsanleitung?

Die Sprachfassung oder Sprachfassungen, für die der Hersteller oder sein Bevollmächtigter die Verantwortung übernimmt, werden nach der Maschinenrichtlinie als „Originalbetriebsanleitung“ gekennzeichnet.

Existiert für das Verwendungsland keine Originalfassung in der erforderlichen Amtssprache, ist eine entsprechende Übersetzung bereitzustellen. Diese trägt den Vermerk „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“.

Nach der Richtlinie ist einer solchen Übersetzung außerdem die Originalbetriebsanleitung beizufügen.

Was muss in einer Betriebsanleitung stehen?

Anhang I Nummer 1.7.4.2 der Maschinenrichtlinie und künftig Anhang III Nummer 1.7.4.2 der Maschinenverordnung enthalten umfangreiche Mindestanforderungen. Welche Angaben tatsächlich erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Maschine und ihren Risiken ab.

Zu den typischen Inhaltsgruppen gehören:

• Hersteller und Identifikation der Maschine
• allgemeine Beschreibung der Maschine
• bestimmungsgemäße Verwendung
• vorhersehbare Fehlanwendungen und erforderliche Warnungen
• Arbeitsplätze und Tätigkeiten der Bediener
• Montage, Installation und Anschlüsse
• Inbetriebnahme und Bedienung
• verbleibende Restrisiken
• erforderliche Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls persönliche Schutzausrüstung
• Transport, Handhabung und Lagerung
• Einstellung, Wartung und Instandhaltung
• Verhalten bei Störung, Unfall oder Blockierung
• sicherheitsrelevante Ersatzteile
• vorgeschriebene Angaben zu Geräuschemissionen und gegebenenfalls weiteren Emissionen

Für bestimmte Maschinenkategorien enthalten die jeweiligen besonderen Abschnitte des Maschinenrechts zusätzliche Anforderungen.

Bestimmungsgemäße Verwendung und Fehlanwendung

Die Betriebsanleitung darf nicht nur den vorgesehenen Normalbetrieb beschreiben. Schon die Maschinenrichtlinie verlangt, dass auch eine vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung berücksichtigt wird.

Diese Anforderung bleibt unter der Maschinenverordnung erhalten. Dadurch besteht eine direkte Verbindung zur Risikobeurteilung: Dort betrachtete Nutzungsgrenzen, Bedienhandlungen und vorhersehbare Fehlanwendungen müssen mit den Benutzerinformationen zusammenpassen.

Welche Restrisiken gehören in die Betriebsanleitung?

Bleiben nach inhärent sicherer Konstruktion, technischen Schutzmaßnahmen und ergänzenden Schutzmaßnahmen Risiken bestehen, sind die erforderlichen Informationen über diese Restrisiken bereitzustellen.

Die Anleitung kann dazu beispielsweise Schutzmaßnahmen des Nutzers, erforderliche persönliche Schutzausrüstung oder besondere Verhaltensregeln erläutern.

Eine allgemeine Sammlung möglichst vieler Warnhinweise ist jedoch kein Qualitätsmerkmal. Die Informationen sollten sich nachvollziehbar aus der konkreten Maschine und ihrer Risikobeurteilung ergeben.

Inbetriebnahme, Wartung und Störungen

Sicherheitsrelevante Informationen betreffen nicht nur die eigentliche Produktion. Die rechtlichen Mindestinhalte erfassen auch weitere Lebensphasen der Maschine.

• Aufstellung und Montage
• Anschluss und Inbetriebnahme
• Einrichten und Einstellen
• Reinigung
• Wartung und Instandhaltung
• Störungsbeseitigung
• sichere Beseitigung vorhersehbarer Blockierungen
• Transport und Handhabung

Je nach Maschine können weitere Betriebsphasen und besondere Gefährdungen hinzukommen.

Muss die EG- oder EU-Konformitätserklärung in die Betriebsanleitung?

Unter der Maschinenrichtlinie gehört zu den Mindestinhalten die EG-Konformitätserklärung oder ein Dokument, das deren Inhalt für die Maschine wiedergibt. Seriennummer und Unterschrift müssen in dieser Wiedergabe nicht zwingend enthalten sein.

Die Maschinenverordnung gestaltet diese Verbindung etwas anders. Nach Anhang III Nummer 1.7.4.2 kann die Betriebsanleitung die EU-Konformitätserklärung selbst oder die Internetadresse beziehungsweise einen maschinenlesbaren Code enthalten, über den die Erklärung zugänglich ist.

Für die Erklärung selbst gelten weiterhin die eigenständigen Anforderungen des jeweiligen Rechtsrahmens. Der geführte Bereich Konformitätserklärung erstellen behandelt diese Angaben getrennt von der Betriebsanleitung.

Was ändert sich am 20. Januar 2027?

Mit dem Anwendungsbeginn der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 wird insbesondere die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung ausdrücklich geregelt.

Artikel 10 Absatz 7 erlaubt, die Betriebsanleitung in digitaler Form bereitzustellen. Das bedeutet jedoch nicht, dass ein beliebiger Verweis auf eine Internetseite genügt.

Welche Anforderungen gelten für eine digitale Betriebsanleitung?

Wird die Betriebsanleitung digital bereitgestellt, muss der Hersteller nach Artikel 10 Absatz 7 insbesondere sicherstellen, dass der Zugang für den Nutzer eindeutig erkennbar ist.

Der Zugang ist auf der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt anzugeben. Ist dies nicht möglich, kann die Information auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument erfolgen.

Außerdem muss die digitale Betriebsanleitung so bereitgestellt werden, dass der Nutzer sie:

• ausdrucken kann,
• herunterladen kann und
• auf einem elektronischen Gerät speichern kann.

Dadurch muss sie auch dann verfügbar bleiben können, wenn beispielsweise während einer Maschinenstörung kein Onlinezugriff möglich ist.

Wie lange muss eine digitale Anleitung online verfügbar sein?

Die Maschinenverordnung verlangt eine Onlineverfügbarkeit während der erwarteten Lebensdauer der Maschine oder des dazugehörigen Produkts und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.

Diese Vorgabe sollte bei der Auswahl von QR-Codes, Dokumentenplattformen und Internetadressen bereits organisatorisch berücksichtigt werden. Kurzlebige Links oder nicht kontrollierte externe Ablagen sind dafür entsprechend problematisch.

Hat der Käufer weiterhin Anspruch auf Papier?

Ja. Wird die Betriebsanleitung digital bereitgestellt und verlangt der Nutzer zum Zeitpunkt des Kaufs eine Papierfassung, muss der Hersteller diese nach Artikel 10 Absatz 7 kostenlos innerhalb eines Monats zur Verfügung stellen.

Besonderheit bei nichtprofessionellen Nutzern

Für Maschinen oder dazugehörige Produkte, die für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt sind oder unter vernünftigerweise vorhersehbaren Bedingungen von ihnen verwendet werden können, gilt eine zusätzliche Anforderung.

Die für Inbetriebnahme und sichere Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen müssen nach der Maschinenverordnung in Papierform bereitgestellt werden.

Welche Sprachregel gilt ab 2027?

Artikel 10 Absatz 7 verlangt, dass Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und die Informationen nach Anhang III in einer Sprache vorliegen, die von den Nutzern leicht verstanden werden kann. Welche Sprache erforderlich ist, bestimmt der betreffende Mitgliedstaat.

Die Informationen müssen außerdem klar, verständlich und lesbar sein.

Die bisherige formale Systematik aus „Originalbetriebsanleitung“ und „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“ wird in Anhang III Nummer 1.7.4.1 der Maschinenverordnung nicht in derselben Form fortgeführt.

Betriebsanleitung und technische Dokumentation

Die Betriebsanleitung ist mit der technischen Dokumentation eng verbunden.

Nach der Maschinenverordnung gehört eine Kopie der Betriebsanleitung und der Informationen nach Anhang III ausdrücklich zu den technischen Unterlagen gemäß Anhang IV Teil A.

Auch unter der Maschinenrichtlinie besteht eine entsprechende Verbindung zwischen den Benutzerinformationen und den technischen Unterlagen.

Wann muss die Betriebsanleitung aktualisiert werden?

Wird eine Maschine technisch verändert, sollte auch geprüft werden, ob Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen noch dem tatsächlichen Zustand entsprechen.

Besonders relevant ist dies bei Änderungen von Funktionen, Betriebsarten, Schutzmaßnahmen, Wartungsvorgaben, Restrisiken oder der bestimmungsgemäßen Verwendung.

Bei größeren Umbauten muss zusätzlich geklärt werden, ob möglicherweise eine wesentliche Veränderung der Maschine vorliegt.

Betriebsanleitung oder Montageanleitung?

Die beiden Dokumente erfüllen unterschiedliche Funktionen.

Eine vollständige Maschine erhält eine Betriebsanleitung. Für eine unvollständige Maschine ist dagegen eine Montageanleitung beziehungsweise unter der Maschinenverordnung eine entsprechende Anleitung für den Einbau vorgesehen.

Die unvollständige Maschine erhält außerdem keine Konformitätserklärung für eine vollständige Maschine, sondern eine Einbauerklärung.

Praktische Qualitätsprüfung

Eine solche Prüfung ersetzt nicht die Bewertung der konkreten Maschine. Die erforderlichen Inhalte ergeben sich aus Maschine, Verwendung, Risiken und dem jeweils anwendbaren Rechtsrahmen.